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中小企業(yè)需要檔案密集柜嗎？

隨著中小企業(yè)對企業(yè)各類檔案如：文書檔案（包括行政管理檔案、生產(chǎn)管理檔案）、科技檔案（包括產(chǎn)品檔案、基建檔案、科研檔案）、會計檔案、人事檔案、客戶檔案等的重視越來越多的企業(yè)都都要建立專門存放這些檔案的檔案密集柜，今天就跟大家講講中小企業(yè)該如何建設(shè)zui合適自己的檔案密集柜檔案室。

　　一、建設(shè)籌備工作分析

　　企業(yè)是個已有三年發(fā)展過程的小型企業(yè)，因為要參加企業(yè)檔案評估工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決定建立一個獨立的檔案室，一則可以完成企業(yè)上等級評估的需要，二則也能滿足企業(yè)未來發(fā)展必須的建檔工作。

　?。ㄒ唬┮闪n案建設(shè)與管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定主管領(lǐng)導(dǎo)人，確定檔案管理具體工作管理人員。

　?。ǘ┻x擇檔案室地址和規(guī)劃辦公空間。

　　考慮到企業(yè)的實際情況，企業(yè)檔案室無法達到《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（試行）的要求，但下面幾個方面必須注意：（1）檔案室必須，不能與辦公室合用，也不能同時存放其他物品；（2）檔案室必須堅固，至少應(yīng)是正規(guī)的建筑物，不能是臨時建筑；（3）檔案室應(yīng)遠離火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。因此，全木質(zhì)結(jié)構(gòu)房屋不宜作檔案庫房使用，一般的地下室也不能作檔案庫房使用。庫房門窗應(yīng)有較好的封閉性，而且是人流量較少的地方為佳。

　　考慮到辦公空間的具體面積不會大，可以分成兩個區(qū)域：一個為檔案放置區(qū)域，安排遠離門窗的地方，其中放置幾排檔案柜；一個為辦公區(qū)域，放置一套桌椅，為管理員辦公處所。

　?。ㄈ┵徶脵n案室設(shè)備與辦公物品。

　　程序：列出購置清單------提交領(lǐng)導(dǎo)審批------發(fā)出詢價函-----購物驗收------入庫登記。

　　設(shè)備與裝具：

　　鐵皮柜。因為是企業(yè)內(nèi)綜合檔案室空，不必購買密集柜，根據(jù)現(xiàn)有檔案數(shù)量，及未來三年的檔案發(fā)展數(shù)量，適當購買幾排鐵皮柜。

　　卷皮、卷盒、照片檔案芯頁、檔案盒、檔案袋、復(fù)印紙張等。

　　調(diào)機、臭氧消毒機、計算機、去濕機、復(fù)印機、吸塵器、溫濕度自動記錄儀、裝訂機。

　　消耗品：即用于保管工作的易耗低值物品。如防霉防蟲藥品、吸濕劑、各種表格及管理性的辦公用品等。

　　檔案室的物質(zhì)條件（裝備）是檔案室建設(shè)與管理工作賴以進行的物質(zhì)基礎(chǔ)。但購置配備這些物質(zhì)裝備又受到財力的制約。因此檔案室應(yīng)根據(jù)自身工作的需要和現(xiàn)實的經(jīng)濟實力，本著實事求是的態(tài)度和合理、有效、實用、節(jié)儉的原則進行配置。

　　二、給企業(yè)檔案進行分類，并提交領(lǐng)導(dǎo)審核，以后就必須按照這個分類實施，不做隨便更動。

　　因為該企業(yè)屬于工業(yè)用品生產(chǎn)企業(yè)，檔案可以分為如下幾類：文書檔案（包括行政管理檔案、生產(chǎn)管理檔案）、科技檔案（包括產(chǎn)品檔案、基建檔案、科研檔案）、會計檔案、人事檔案、客戶檔案等。

　　三、健全檔案室管理制度

　?。ㄒ唬n案室基本工作內(nèi)容及其相應(yīng)的技術(shù)方法大體有以下幾方面：

　　1．進出庫制度

　　庫房是保存檔案的重要場所，因此必須對進出庫房的人員及其進出的方式、時間、要求等進行必要的限制并做出專門的規(guī)定。這種專門規(guī)定的內(nèi)容也就是進出庫制度的主要內(nèi)容。一般情況下，庫房只允許檔案工作人員進入，非檔案工作人員原則上不允許進入庫房，如工作需要（如維修庫房及其設(shè)備等）必須進入時也應(yīng)有檔案工作人員陪同并始終相伴。檔案工作人員進出庫房也應(yīng)有相應(yīng)的限制性規(guī)定，如非工作時間內(nèi)一般不允許進入庫房，在庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的活動，更不允許在庫房內(nèi)吸煙、喝水、吃東西。庫房中無人時必須關(guān)燈、關(guān)窗、庫房門上鎖。

　　2．庫房溫濕度控制

　　具體措施有三種，可以同時或交叉使用：（1）使用增溫、增濕或降溫、降濕等機械設(shè)備進行調(diào)控，使原有溫濕度有所改變。這種方法的運用也需配以適當?shù)姆忾]性措施方能奏效，如關(guān)緊門窗并在門窗縫隙處加密封條。（2）利用庫房內(nèi)外溫濕度的差別，采用打開門窗或排風(fēng)、換氣扇等方法進行自然通風(fēng)，用庫房外的自然溫濕度來改變調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫濕度，從而使庫房內(nèi)的溫濕度與庫房外的自然溫濕度漸趨一致和均衡。采用這訓(xùn)方法的局限性很大，一般只能在庫房外溫濕度比庫房內(nèi)溫濕度更接近于適宜溫濕度指標時方能進行，而且必須隨時把握調(diào)整通風(fēng)的時機、時間、長短、強度等。（3）采用一些更為簡便的人工方法來對庫房溫濕度進行調(diào)整。如在庫房地面撒水，放置水盆、濕草墊，掛置濕紗布、麻繩等以適當增濕；在庫房中或裝具內(nèi)放置木炭、生石灰、氯化鈣、硅膠等物品，以適當降濕。這種方法的效果只能是局部的，并且很有限。

　　3．“八防”措施

　　檔案保管工作中常說的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。這“八防”基本上囊括了對檔案實體可能造成的自然和人為的因素，是庫房管理工作的重要內(nèi)容。做好“八防”工作需要采取一系列防護性措施，并在工作中注意一切與此有關(guān)的問題。

　　防火——要求在裝具及照明燈具的選用、其他電器及其線路的安裝等方面消除隱患，必須按消防規(guī)定在庫房中配備性能良好、數(shù)量足夠的滅火器材，在條件允許的情況下，安裝防火（煙霧）報警器和自動滅火裝置。

　　防水——要求庫房所處地勢不能過低，庫房內(nèi)及附近不能有水源，庫房選址應(yīng)遠離易發(fā)洪水的地點，位于較有利的防洪地段。

　　防潮——與庫房溫濕度尤其是濕度控制密切相關(guān)，在庫房濕度過大時應(yīng)及時進行調(diào)整。

　　防霉與防蟲——兩者關(guān)系密切且與防潮有密切關(guān)系，要求對檔案文件進行定期檢查并放置防霉、防蟲藥品。

　　防光——要求庫房盡可能全封閉（即無窗），若有窗戶也應(yīng)盡可能小一些，并安裝磨砂玻璃、花紋玻璃或帶顏色的玻璃并配置窗簾，盡量遮避戶外日光中的紫外線照射。照明燈具應(yīng)使用白熾燈并加乳白色燈罩，燈泡是磨砂燈泡。不允許使用日光燈（熒光燈）作為庫房照明燈具。

　　防塵——要求裝具的封閉性好并須尋庫房及裝具等定期進行清掃擦拭，保持清潔。

　　防盜——要求庫房門窗堅固，進出庫房隨時鎖門，并盡可能安裝防盜報警裝置。

　　4．庫房與裝具的有序化

　　庫房內(nèi)裝具的編號方式一般按保管機構(gòu)或庫房房間為單元進行，每一單元內(nèi)的所有裝具按某一排列走向和順序依次編列號（排號）、柜架號、格層號（箱號），其號碼一般也采用阿拉伯數(shù)字。

　　裝具在庫房中的排放方式應(yīng)考慮方便管理和充分利用庫房空間等因素。一般不宜緊貼墻壁，尤其是不能緊貼有窗戶的墻壁。裝具每一列的走向應(yīng)與窗戶所在墻壁垂直，以避免戶外光線的直接照射。各列之間的距離不宜過寬或過窄，一般以工作人員能進行正常工作為宜。

　　5．檔案在裝具中的存放方式

　　檔案在裝具中的存放方式有豎放和平放兩種。豎放時案卷的脊背朝外，工作人員可以直接看到卷脊上的檔號，調(diào)卷還卷比較方便，因此檔案室采用豎放方式的居多。平放比豎放更有利于保護檔案，其空間利用率也稍大些，但其缺陷是存取不太方便，并需在每一摞夾一紙條或卡片標明其起止卷號，因而這種方式多用于保管珍貴檔案，以及卷皮質(zhì)軟、幅面過大、不宜豎放的檔案。平放應(yīng)適當控制疊摞的高度，一般以不超過40厘米為宜。

　　6．檔案存放秩序的維護與管理

　　在安排一個全宗內(nèi)案卷排列次序時，必須嚴格按照全宗內(nèi)既定的分類體系和案卷的順序號進行，以保持案卷之間的。當確定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以組織上架（柜、箱）存放。存放的次序應(yīng)根據(jù)裝具的編號次序進行。檔案在庫房及裝具中的存放秩序?qū)嶋H上就是檔案實體的管理秩序，即檔案實體管理秩序的具體體現(xiàn)形式。因此，維護檔案實體秩序的保管工作也就主要體現(xiàn)為對檔案存放秩序的日常維護和管理行為。

　　7。定期檢查、清點

　　這是庫房管理的一項制度化措施。定期檢查的內(nèi)容重點在檔案的理化性狀，以發(fā)現(xiàn)是否有霉變、蟲蛀等現(xiàn)象和跡象發(fā)生，庫房中是否有潛在的隱患等危險因素存在，以及檔案的調(diào)出和歸還是否履行了嚴格的手續(xù)，實體秩序是否受到破壞、出現(xiàn)了混亂，是否有長期使用未歸還的案卷，等等。定期清點的目的則在于及時發(fā)現(xiàn)實體秩序的錯亂現(xiàn)象及檔案丟失或去向不明等問題，并隨手予以糾正，使檔案實體嚴整有序。尤其在搬遷或突擊性的大規(guī)模利用之后，清點工作尤為重要。一般說來，定期檢查的周期應(yīng)短一些，可以月、季、節(jié)假日為周期。定期清點的周期應(yīng)比定期檢查的周期長一些，一般以年或幾年為周期，但在檔案發(fā)生大規(guī)模變動的情況下應(yīng)及時清點。

　　8．建立和完善一系列的檔案室管理性文件

　　比如：檔案室管理人員工作職責、檔案室管理制度、檔案室借閱制度、檔案事保管制度、檔案歸檔制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案移交清單、檔案銷毀清單等等。

　　四、嚴格按照規(guī)章制度進行檔案室的日常管理工作。